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教育管理工作业务服务流程

2019年05月20日 17:50  点击:[]

一、学生证办理流程

1.信息采集。新生入学统一进行学生信息采集,内容应包括:照片、学号、姓名、性别、民族、学院、班级、身份证号、家庭住址、乘车区间等;

2.学院初审。学院对采集信息进行初审,组织学生进行信息确认,并形成《**学院学生证办证明细》,以学院为单位报送各校区学生处教育管理科;

3.学生处审核。主要审核乘车区间信息是否与户籍一致,不一致的,反馈学院落实。若确需不一致的,学院需出具学生情况说明;

4.磁条写入。分校区对学生乘车信息写入磁条,因学生上报火车站点不存在而导致磁条无法写入的,汇总后反馈学院落实,二次写入;

5.厂家印刷。汇总三校区学生办证信息,由市北校区提交厂家印刷学生证及背贴,背贴即为新生信息采集内容;

6.加盖公章、钢印。市北校区办理公章用印手续,对三校区学生证背贴加盖公章和钢印;

7.领取证件。分校区以班级为单位领取相应学生证背贴和乘车磁条,乘车磁条现场确认并粘贴,背贴领回后自行粘贴。

注:办理过程须特别注意信息保密工作,并严格监督厂家制作、运输过程。

二、学生证补办流程

1.信息采集。关注“理工学子”微信公众号,进入学生证补办端口,正确填写本人信息,并按要求上传电子照片;

2.信息审核。补办时间截止后,后台进行信息汇总及审核。错误、不符合标准的信息反馈至学生本人进行修改,成功申请名单将反馈到各学院;

3.学生缴费。以学院为单位集体收费后,费用连同《**学院学生证办证明细》报送各校区学生处教育管理科;

4.磁条写入。分校区对学生乘车信息写入磁条,因学生上报火车站点不存在而导致磁条无法写入的,汇总后反馈学院落实,二次写入;

5.厂家印刷。汇总三校区学生办证信息,由市北校区提交厂家印刷学生证及背贴;

6.加盖公章、钢印。市北校区办理公章用印手续,对三校区学生证背贴加盖公章和钢印;

7.领取证件。通知各学院到指定地点领取学生证。

注:学生证每年集中补办两次,时间为每年6月和11月。补办学生证费用:学生证5元,乘车磁条7元。

三、学生证充磁流程

1.按学校和铁路局相关规定:一学期只能充磁两次,充磁的时间由各学院统一安排;

2.以班级或学院为单位充磁,随充随领,以免遗失;

3.学生证内显示剩余可购票次数上限为四次,每年可购票次数不可叠加,不会消除,可购票次数大于等于三次时不予充磁。

四、学生社会医疗保险参保流程

1.下发通知。每年9-12月份为集中参保期,下发学生居民社会医疗保险参保通知,做好通知期间解释,跟进工作;

2.信息采集。学院组织各年级学生进行参保信息采集,以学院为单位填写《**学院参保信息模板》报送各校区学生处教育管理科;

3.信息审核。对各学院提交的学生参保信息进行审核,将不合格的材料与信息反馈至学院进行更改;

4.信息导入。将学生参保信息导入医保系统;

5.资格审核。参保所在区社保中心进行资格审查,不能参保学生名单反馈回学院进行剔除;

6.学生缴费。以班级为单位缴费,学院收齐后上交至各校区财务处,同时报送《**年度**学院医保缴费明细》,纸质版一式两份,一份报送财务处,一份连同财务开具的医保交费收据报送学生处。

7.学校交费。各校区教管科持各学院《**年度**学院医保缴费明细》至财务进行对账并开支票,持支票至银行转给给社保中心(黄岛校区转账给西海岸社保中心;市北校区转账给市北区社保中心)。

五、学生社会医疗保险保障卡制卡流程

1.下发通知。通知学生社会医疗保险保障卡制卡通知,做好通知期间解释,跟进工作;

2.提交制卡材料与信息。参保人员以班级为单位,将制卡材料(身份证复印件、学生证复印件)上交学院,学院汇总材料并报送《**学院制卡基础信息》至各校区学生处教育管理科;

3.制卡材料盖公章。三校区汇总制卡材料至市北校区,市北校区办理公章用印手续,对制卡材料加盖公章后连同《制卡基础信息》提交银行进行制卡;

4.医保卡激活与领取。教管科与各学院协商,制定医保卡激活工作排期,根据工作排期协商银行来校现场领取医保卡并激活。

六、学生校方责任险理赔流程

1.学生如享受医保待遇,先走医保报销流程;

2.医保未报销部分,学生至各校区学生处教育管理科填写商险理赔单;

3.教管科将材料寄送保险公司,等待理赔。

七、学生档案管理流程

1.新生档案收集流程:学生处下发关于《新生档案报送的通知》;学院将学生档案报送至各校区学生处教育管理科,附带汇总表、班级明细表签字并盖章;学生处现场审核档案数量,确认无误签收;档案核查、整理,归入档案室。

2.毕业生档案转交流程:

学生处筛查无高中档案毕业生,学院组织无高中档案毕业生签写《高中档案无档确认书》,《确认书》一式两份,一份放入学生档案,一份学生处留存;下发关于《毕业生档案报送的通知》;学院上报《毕业生名单》;学生处根据《毕业生名单》将高中档案转交学院,附带汇总表、班级明细表签字并盖章;学院将档案材料整理完毕,加盖密封章交由就业指导中心统一寄送;未正常毕业学生档案根据学生情况进行处理。

3.借档流程:

借档人填写《借档申请表》并加盖学院党总支公章;学生处教育管理科审核申请表中借档人信息、借档原因、归还日期;同步登记《借(阅)取档统计表》电子版、纸质版,借档人、经办人签字;提取档案,学生处人员检查档案,未密封档案记录档案材料名称,确认无误交由借档人;归还档案时,学生处人员再次检查档案袋及档案材料,确认无误登记还档日期,归还人、经办人,档案归入班级。

4.取出或放入档案材料办理流程:

借档人或取档人填写《借、取档申请表》并加盖学院党总支公章;学生处人员审核申请表中借取档人信息、借取档原因、归还日期、取出或放入材料内容;同步登记《借(阅)取档统计表》电子版、纸质版,由借、取档人及经办人签字;提取档案,现场确认材料无误交由取档人;放入的材料内容,现场确认无误放入档案袋;档案归入班级。

5.学生在校期间提前取档流程(含退学):

取档人携带单位出具的《调档函》或户籍所在地档案管理部门出具的《调档证明》;学生处人员审核调档函、调档证明内容;同步登记《借(阅)取档统计表》电子版、纸质版,由取档人、经办人签字;提取档案,学生处人员检查档案,确认无误后学生处进行寄送(黄岛校区需发送至市北校区寄送)或由取档人自行寄送。

6.休/复学档案管理流程:

学生办理休/复学手续时,各校区教管科将档案进行休/复学调整,归入休学档案或归入复学后班级。

学生荣誉称号评选流程

1.下发通知。重点说明荣誉称号和评选依据、参评对象和名额指标、评审程序等内容;

2.学院按照《青岛理工大学学生荣誉称号评选办法》及年度评选通知组织各类荣誉称号评选工作;

3.学院将评审、公示后的名单报学生处;

4.学生处复核获奖名单,并在全校范围内公示3个工作日;

5.学生处形成评选报告,报学校审批,发文表彰;

6.颁发荣誉称号证书。

九、学生工作发文流程

1.科室相关负责人按照学校发文模板要求修改文件格式;

2.提交教育管理科拟文;

3.学生处负责人审核提交;

4.学校发文。

十、嘉陵江路校区主教学楼一楼东报告厅申请使用流程

1.申请部门提前2天在学校官网学生工作处(部)下载报告厅使用申请表,填写好后提交到A304请求批准。

2.使用申请得到批准后可联系学生工作处报告厅负责人提前查看场地及调试设备。

3.活动开始后,除特殊情况下外,非学生工作处助理员不得进入控制室及接触调试报告厅设备,如需调试,请联系学生工作处报告厅负责人。

4.活动结束后,申请部门应主动把报告厅环境恢复到原样,垃圾及一切不属于报告厅的物品带有。报告厅负责人设备无损坏及环境整洁后,申请部门方可离开。

十一、易班申请入驻流程

1、非本校师生不能入驻本校易班平台。

2、个人向校易班发展中心提出申请,提供个人基本信息。

3、易班发展中心将个人信息录入系统。个人网上注册,进行校方认证。

4、多人以集体形式入驻易班,需按照校方认证信息统计表汇总信息,上交易班发展中心。

5、易班发展中心批量导入系统后,个人网上注册,进行校方认证。

十三、易班发布快搭轻应用审批流程

1、易班分站或个人设计完成快搭轻应用后,提交学校审核。

2、校易班发展中心运营部负责人对快达内容、形式进行初审,初审通过后,报指导老师终审。

3、指导老师根据活动面向对象与影响力,选择放置易班首页不同栏目版块。

十四、关于在校易班首页发布学院新闻、活动通知、话题审批流程

1、易班分站发布学院新闻、活动通知如需发布在易班首页,应在发布同时,联系校易班发展中心运营部负责人,在学校公共平台推荐至学校主页相应版块。

2、学院或个人发布话题至校园大杂烩或其他版块,先发至学院或班级微社区,同时经学院易班分站向易班发展中心运营部申请,经审核后,在学校公共平台推荐至学校主页大杂烩或其他版块。

 

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